グループホームの運営指導で指摘されやすい書類と記録｜現場で受けた指摘から解説

運営指導の通知が届くと、「どの書類を、どこまで準備すればよいのか」と不安になる運営者の方は多いのではないでしょうか。私たちも複数の事業所で運営指導を受けてきました。その中で気づいたのは、指摘や「ここは危なかった」と感じた点のほとんどが、書類と記録に関するものだということです。

この記事では、グループホーム（共同生活援助）の運営指導の全体像と、実際に指摘されやすい5つの書類・記録を、公的な資料と自社の経験にもとづいて整理します。あわせて、指摘のあとに起きることと、現場で変えたこと、運営者が最初にやる準備も解説します。

※本記事は2026年9月時点の公開資料と、筆者の運営経験をもとに作成しています。運用は自治体によって異なるため、最終的な確認は指定権者（自治体）にお願いします。

グループホームの運営指導とは

はっきり言えば、こうした書類や記録の管理を経営者一人の頑張りや、現場のスタッフ任せにしてしまうのは、非常に危険です。収益に直結しない業務は、忙しさを理由にどんどん後回しにされ、気づいたときには取り返しのつかないレベルまで記録が積み上がっている、ということが実際に起こります。「知らなかった」では済まされないのが運営指導の怖さです。

運営指導は、事業者が基準どおりに運営し、報酬を正しく請求しているかを、指定権者である自治体が確認する仕組みです。以前は「実地指導」と呼ばれていました。厚生労働省は、令和8年6月に、運営指導のマニュアルと「確認項目及び確認文書」を新しく公表しています。

共同生活援助は3年に1回以上

厚生労働省のマニュアルでは、実施頻度について、就労継続支援A型・B型と共同生活援助は「3年に1回以上」、そのほかのサービスは「指定の有効期間内に少なくとも1回以上」が原則とされています。新しく指定を受けた事業者は、3年以内に初回を行う目安が示されています。グループホームは、ほかのサービスより頻度が高く設定されているサービスです。

運営指導の流れ

• 通知：原則として、実施予定日の1か月前までに文書で届きます（不正の疑いがある場合は、無通告で実施されることもあります）
• 事前提出資料：必須ではなく、既存の情報で代えられる場合は、改めて求めないとされています。求める場合も「必要最小限」に限るとされています
• 当日：確認項目にもとづいて、書類の閲覧と面談が行われます。施設の巡回や、利用者3名程度の記録の確認が想定されています
• 結果の通知：後日、文書で届きます。改善が必要な場合は、期限を定めて、改善報告書の提出を求められます

確認される3つの内容

運営指導では、大きく次の3つが確認されます。

• サービスの実施状況：施設や設備の確認、利用者の生活の様子
• 運営体制：人員、運営規程、各種の委員会や研修など、基準にもとづく体制
• 報酬の請求：報酬の請求の事務や、加算の算定状況

運営指導で指摘されやすい5つの書類と記録

私たちが指摘を受けた、または「危なかった」と感じた点を整理すると、次の5つになります。公的な資料でも、同様の内容が確認項目や指導事項として挙げられています。

書類・記録	確認されるポイント	指摘されやすい状態
研修の記録	虐待防止、身体拘束等の適正化、感染症、BCPなどの研修や訓練が行われ、記録があるか	実施したのに記録がない。参加者や内容が分からない
個別支援計画	作成の手順が記録で追えるか。同意や交付、モニタリングが行われているか	原案から本案への記録がない。同意日の未記載。モニタリングの遅れ
人員配置の記録	勤務表と出勤の記録が一致し、基準を満たしているか	勤務表と実際の勤務が合わない。兼務の時間が不明確
契約書・重要事項説明書・同意書	利用者ごとにそろい、内容が最新か。署名と日付に不備がないか	重要事項説明書が古いまま。書類が欠けている
金銭の記録	預かり金や実費の出入りが、記録と領収書で確認できるか	出納の記録がない。複数の職員による確認がない

1. 研修の記録

虐待防止、身体拘束等の適正化、感染症、BCP（業務継続計画）など、法令で求められる研修や訓練が対象です。実施したかどうかに加えて、記録として残っているかが確認されます。

記録には、実施日、内容、参加した職員の名前を残します。資料や配布物を一緒に保管しておくと、内容を後から説明できます。私たちも、研修に関する記録が十分でないという指摘を受けました。新しく採用した職員への研修も、対象になる点に注意が必要です。

2. 個別支援計画

個別支援計画は、サービス管理責任者が、アセスメント、原案の作成、会議、説明と文書による同意、交付という手順で作成します。運営指導では、この手順が記録で追えるかが見られます。私たちは、原案から本案に移る手順の記録が足りないという指摘を受けました。

手順のいずれかが欠けていると、個別支援計画未作成減算の対象になる場合があります。詳しくは個別支援計画の原案から本案までの記録の残し方で解説しています。

3. 人員配置の記録

人員の配置は、勤務表と出勤の記録で確認されます。勤務表には、職員の勤務予定、勤務時間、常勤か非常勤か、職種、兼務の関係を記載します。人員の基準を満たしていない場合、報酬の減算につながる場合があります。私たちも、人員配置に関する記録の不備を指摘されたことがあります。

基準を満たして配置していても、記録で示せなければ、指摘の対象になります。毎月、勤務表と出勤の記録を照らし合わせる習慣が大切です。

4. 契約書・重要事項説明書・個人情報の同意書

利用の申込みを受けたときは、重要事項を記した文書を交付して説明し、同意を得ます。利用契約の内容は、受給者証にも記載し、市町村に報告します。個人情報を他の事業者に提供する場合は、あらかじめ文書による同意が必要です。私たちは、これらの書類の管理に不備があるという指摘を受けました。管理の方法は契約書・重要事項説明書・個人情報同意書の管理のポイントで解説しています。

5. 金銭に関する記録

利用者の金銭を扱う場合は、慎重な管理が求められます。厚生労働省のガイドラインでは、金銭に関わる手続を1人の職員に任せず、複数の職員が確認する運用が望ましいとされています。手続の前には利用者の同意を得て、後には確認を得る必要があります。

また、家賃や光熱水費などの費用を徴収する場合は、種類と額を運営規程に定め、書面で説明して同意を得て、領収書を交付する必要があります。「共益費」「管理料」のような、内容がはっきりしない名目は認められないとされています。私たちも、金銭に関する記録の不備を指摘されたことがあります。

事故・苦情・身体拘束などの記録

書類の中でも、利用者の安全や権利に関わる記録は、特に丁寧に確認されます。自治体の資料やガイドラインでは、次の記録が挙げられています。

記録	残す内容
事故の記録	事故の状況と、そのときに取った処置
苦情の記録	苦情の内容と、その対応
身体拘束等の記録	身体拘束の態様と時間、利用者の心身の状況、緊急やむを得ない理由
家族との連絡の記録	連絡・調整した内容と、把握した生活状況（帰省中の様子なども、計画の見直しに生かす）

身体拘束等は、緊急やむを得ない場合を除いて行ってはならないとされています。やむを得ず行った場合は、上の内容を、必ず記録に残す必要があります。

委員会と、運営規程の掲示

虐待防止と身体拘束等の適正化については、それぞれ委員会を開くことが求められています。ガイドラインでは、虐待防止委員会を定期的に開き、内容を職員に周知すること、定期的な研修を行うこと、担当者を置くことが示されています。身体拘束等の適正化についても、委員会の設置と、職員への研修が求められます。

また、運営規程の概要、従業者の勤務体制、そのほかの重要事項は、事業所の見やすい場所に掲示するか、備え付けておく必要があると、自治体の資料では説明されています。掲示や備え付けの状態も、確認の項目です。

BCP（業務継続計画）と訓練

感染症や災害が起きたときにも、事業を続けるための計画がBCPです。自治体の資料では、計画を作るだけでなく、職員に周知し、研修と訓練を年1回以上行い、計画を定期的に見直すことが求められると説明されています。訓練の記録も、研修と同じように、日付、内容、参加者を残してください。

運営指導が終わるまでのスケジュール

時期	起きること	準備しておくこと
実施の1か月前まで	文書で通知が届く（原則）	自己点検シートの確認。書類の場所の確認
通知から当日まで	自己点検、事前資料の提出（求められた場合）	提出する資料が、最新か確認する
当日	書類の閲覧、面談、施設の確認。利用者3名程度の記録の確認が想定される	担当者が説明できる状態にする
後日	結果が文書で通知される	指摘の内容を整理する
期限まで	改善が必要な場合は、改善報告書を提出する	「いつまでに何を行うか」を、具体的に書く

夜間の体制を取っている場合の記録

夜間支援等体制加算を算定している場合は、加算の根拠となる記録も確認されます。宿直の形で算定する場合は、居室の巡回の記録が大切になります。私たちは、巡回の記録を必ず残すようにしました。詳しくは夜間支援等体制加算の巡回記録の残し方をご覧ください。

なぜ書類と記録で指摘を受けるのか

指摘の多くが書類と記録に集まるのは、現場で支援をしていることと、記録として残すことが別の作業だからです。私たちの経験から、原因は大きく3つあると考えています。

やっているのに、残していない

支援や確認は行っているのに、記録として残していないことがあります。運営指導では、記録がなければ「行っていない」と扱われます。特に、巡回や連絡のように、短時間で終わる作業は、記録が後回しになりがちです。

確認する人が、特定の人に集中している

書類の確認を、管理者やサービス管理責任者の1人が担っていると、その人が忙しいときに、確認が止まります。担当者を分け、確認する時期を決めておくことが大切です。

棟が増えて、確認が追いつかない

棟が増えると、書類の数も、利用者の数も増えます。私たちも、棟数が増えてから、一気に見直すのが難しくなりました。棟が増えるほど、直前の確認ではなく、定期的な見直しが必要になります。

書類ごとのチェックリスト

運営指導の前に、次の項目を確認しておくと、抜けを見つけやすくなります。

研修の記録

• 年間の研修計画がある
• 虐待防止、身体拘束等の適正化、感染症、BCPの研修や訓練の記録がある
• 新しく採用した職員への研修の記録がある
• 委員会（虐待防止、身体拘束等の適正化など）が、定期的に開かれ、議事録がある
• 参加した職員の名前と、実施した日が分かる

個別支援計画

• アセスメントの記録がある
• 原案から本案への手順が、記録で追える
• 会議の記録がある
• 利用者の同意（署名と日付）がある
• 利用者と、相談支援事業所に、計画を交付・送付した記録がある
• モニタリングが、少なくとも6か月に1回、実施されている

人員配置

• 勤務表が、月ごと、事業所ごとに作られている
• 常勤・非常勤の別、職種、兼務の関係が書かれている
• 勤務表と、出勤の記録が一致している
• 人員の基準を、毎月確認している
• 雇用契約書や、労働条件の通知書が交付されている

契約書・重要事項説明書・同意書

• 利用者ごとに、契約書、重要事項説明書、個人情報の同意書がそろっている
• 重要事項説明書が、運営規程と食い違っていない
• 署名と日付に、不備がない
• 契約の内容を、市町村に報告している
• 職員の秘密保持について、雇用契約書や誓約書に定めがある

金銭

• 預かり金の出入りを、記録している
• 金銭の手続を、複数の職員で確認している
• 手続の前に、利用者の同意を得ている
• 手続のあとに、利用者に確認を得ている
• 徴収する費用の種類と額が、運営規程に定められている
• 領収書を交付している

記録の書き方の例

記録は、あとから読んだ人が、「いつ、誰が、何をしたか」を判断できる書き方が基本です。次の表は、書き方のイメージです（記載例であり、実際の様式ではありません）。

記録	足りない書き方	分かりやすい書き方
研修	「虐待防止研修を実施」	「9月5日　虐待防止研修（60分）　参加：職員7名（氏名を記載）　内容：事例の確認と振り返り」
個別支援計画	日付が空欄、または前後している	原案作成日、会議の日、同意日、交付日が、この順に並んでいる
夜間の巡回	「異常なし」だけ	「9月5日　夜間担当：○○　巡回：2時　各居室の様子を確認し、異常なし」
金銭	「立替」だけ	「日付、内容、金額、領収書の有無、担当者、確認した職員、利用者の確認」を記載

運営指導当日の対応のコツ

• 書類の保管場所を、担当者が説明できるようにしておく
• 聞かれた書類を、すぐに出せる状態にしておく（電子の場合は、画面で見せられるようにする）
• 分からない質問は、無理に答えず、確認して回答すると伝える
• 記録に不備が見つかっても、隠さず、原因と直し方を説明する
• 指摘された内容は、その場でメモを取る

指摘を受けたあとに起きること

改善報告書の提出

改善が必要と判断された場合は、期限を定めて、改善報告書の提出を求められます。報告書には、「いつまでに何を行うか」を具体的に書く必要があります。

報酬の返還

厚生労働省のマニュアルでは、不正の疑いがない場合は、事業者が自主的に点検を行い、報酬の請求を修正（過誤調整）することを促す、とされています。また、自治体の資料では、加算の根拠となる記録は5年間の保存が必要で、記録がない場合は、報酬を請求する根拠がないとして、返還の対象になると説明されています。

不正の疑いがある場合は、運営指導ではなく、監査に移ります。日ごろの記録が、そのまま事業所を守ることにつながります。

私たちが現場で変えたこと

担当者一人にすべてを背負わせている体制は、その人が辞めた瞬間に崩壊します。書類管理は、日常的に一緒に確認してくれる伴走者がいるか、専属で担える職員を育てているかで、指摘を受けるリスクが大きく変わります。「現場に任せているから大丈夫」という思い込みほど危ういものはありません。経営者自身が、今すぐ実態を確認する必要があります。

• 夜間支援等体制加算に関わる巡回の記録を、必ず残す
• 個別支援計画を相談支援専門員に送ったことを、メモや付箋で残す
• 運営指導の前に、すべての書類を確認する

事業所が増えると、指導の直前に、まとめて確認するのは難しくなります。そのため、3か月から6か月に1回のペースで、すべての書類を見直しています。進め方は運営指導に備える書類の見直し｜3〜6か月に1回の全確認で解説しています。

運営者が最初にやる準備

1. 厚生労働省の「確認項目及び確認文書」を、自分のサービス種別（共同生活援助）で印刷し、それぞれの書類の保管場所を書き込む
2. 確認の対象になりやすい期間（前年度から直近まで）の書類を、まとめておく
3. 加算ごとに、算定の要件と、それを示す記録を、1対1で整理する
4. 電子で管理している書類は、画面で見せられるようにしておく

新しいマニュアルでは、電子で管理されている書類は、パソコンの画面上で確認する方法も認められています。

運営指導が終わったあとにやること

運営指導が終わってホッとした瞬間が、実は一番危険です。収益につながらない書類管理は、意識して体制を作らない限り、必ず後回しにされます。次の運営指導で同じ指摘を繰り返せば、改善が進んでいないと判断され、より厳しい対応につながることもあります。

指摘を受けたら、改善報告書の期限に間に合うように、直すべき点と、その期限を整理します。ここで大切なのは、指摘された事業所だけを直して終わりにしないことです。同じ法人の、ほかの事業所にも、同じ不備がないかを確認してください。私たちは、指摘があった内容を、ほかの棟でも確認するようにしています。

あわせて、指摘の原因が、記録の様式なのか、確認の仕組みなのかを見直します。様式を直すだけで防げる指摘と、確認の仕組みを変えないと防げない指摘があるためです。

運営指導の当日、何をどんな順番で確認されるか

運営指導の確認方法は、国のマニュアルで「確認項目及び確認文書」に基づき関係書類を閲覧し、関係者との面談方式で行うとされています。当日の流れとしては、施設・設備の巡回、利用者の様子の確認、帳簿書類の確認という順番で進むことが多く、実施時間も事業所の通常の勤務時間内に収まるよう配慮されることになっています。面談は、管理者やサービス管理責任者だけでなく、世話人など実際に支援にあたっている職員が対応を求められることもあります。

段階	主な内容
1. 施設・設備の巡回	居室や共有スペース、設備の状況を確認
2. 利用者の様子の確認	利用者本人や職員との面談を通じて、日々の支援の様子を確認
3. 帳簿書類の確認	個別支援計画、勤務記録、契約書類などを閲覧して確認

何がどの順番で来るかをあらかじめ知っておくと、書類を出すタイミングや、説明する担当者を事前に決めておくことができます。

運営指導で確認される帳簿書類の一覧

運営指導マニュアルでは、確認対象となる帳簿書類の例として、勤務体制一覧表や勤務実績表、タイムカードのような人員配置に関する記録のほか、個別支援計画やサービス提供記録、運営規程、重要事項説明書、災害対策訓練の記録、事故対応マニュアル

同じ法人で複数の事業所を運営している場合

運営指導マニュアルには、同一所在地や近隣にある事業者に対しては、状況に応じてできるだけ同日または連続した日程で運営指導を行い、効率化を図るという考え方が示されています。複数の棟やグループホームを運営している場合は、まよよお運営指導が入ることを想定して、書類の置き場所や確認のルールを事業所間で揃えておくと、当日の対応がスムーズになります。

運営指導	監査
法的な性質	任意の協力を前提とした指導
拒否した場合	拒否を理由にした不利益な処分は行われない
実施の根拠	法律上の調査権限に基づく手続き（正当な理由なく拒否できない）

運営指導の前に、自治体の自己点検シートを使う

運営指導マニュアルには、自治体は事業者が自主的に自己点検を行えるよう必要な支援を提供することが求められており、多くの自治体では自己点検シートやチェックリストを用意して、事業者が事前に点検できるようにしているとの記載があります。私たちは、指定申請の際に自治体からもらった様式や、ホームページで公開されている確認項目及び確認文書の様式をそのまま使い、運営指導の前だけでなく、日常の見直しにも活用しています。書類を1つずつ自分たちで用意するより、自治体が示している様式に沿って点検したほうが、当日の確認内容と方向性がずれにくいとぁう実感があります。

自己点検の結果、足りない記録が見つかった場合は、運営指導の日を待たずに、その時点で追いつく作業をしています。指摘を受けてから直すのではなく、自分たちで見つけて直した記録の方が、結果的に運営の質そのものの向上につながると考えているためです。

運営指導の通知が来てから当日までにやること

通知を受け取ってから当日までの期間は、原則として1か月程度になります。この期間は、書類を新しく作る時間ではなく、普段の記録に抜け漏れがないかを確認し、足りない部分を補う時間だと考えています。

• 通知に書かれている確認項目や、持参・提出を求められている資料の範囲を確認する
• 直近の個別支援計画、勤務記録、契約書類など、指摘されやすい書類から順に見直す
• 記録した本人に、当日の面談で答えられるように内容を振り返ってもらう

グループホームの運営指導でよくある質問

Q. 運営指導は何年に1回ありますか？

A. 厚生労働省のマニュアルでは、共同生活援助は「3年に1回以上」とされています。ただし、実際の頻度は自治体によって異なる場合があります。

Q. 予告なしに来ることはありますか？

A. 原則として、実施予定日の1か月前までに通知されます。ただし、不正の疑いがある場合は、無通告で行われることもあります。

Q. 記録は何年保存すればよいですか？

A. 自治体の資料では、サービスの提供記録と、加算の根拠となる記録は、5年間の保存が必要と説明されています。保存の期間は、自治体にも確認してください。

Q. 指摘を受けたら、お金を返す必要がありますか？

A. 記録がなく、加算や報酬の算定の根拠が示せない場合は、返還の対象になる可能性があります。指摘の内容と、算定の状況によって異なります。

Q. 運営指導と監査は、何が違いますか？

A. 運営指導は、任意の協力を前提とした指導で、従わないことを理由に不利益な処分を受けることはありません。一方、監査は法律上の調査権限に基づく手続きで、正当な理由なく拒否することはできないとされています。運営指導の中で著しい運営基準違反が確認され、利用者の生命または身体の安全に危害を及ぼすおそれがあると判断された場合には、監査に切り替わることがあります。

Q. 事前に提出する資料は、必ず出す必要がありますか？

A. マニュアルでは、既存の情報で代えられる場合は、改めて提出を求める必要はないとされています。提出を求める場合も、必要最小限に限るとされています。通知の内容を、確認してください。

Q. 書類は電子データで見せてもよいですか？

A. 新しいマニュアルでは、電子で管理されている書類は、画面上で確認する方法も認められています。事前に、自治体の担当者に確認しておくと安心です。

Q. 運営指導では、必ず面談が行われますか？

A. 国のマニュアルでは、書類の確認だけでなく、利用者や職員との面談方式で運営状況を確認するとされています。書類が整っていても、日々の支援の様子と食い違いがあると、指摘につながることがあります。

Q. 運営指導の当日、誰が対応すればよいですか？

A. 管理者やサービス管理責任者が中心になりますが、書類ごとに実際に記録した本人が説明できると、当日の受け答えがスムーズです。私たちは、記録を残した世話人本人にも同席してもらうことがあります。

Q. 施設・設備の巡回では、何を見られますか？

A. 居室や共有スペースの衛生状態、避難経路が確保されているか、消防設備の状態など、書類だけでは分からない実際の環境を確認されます。書類の整備だけに気を取られず、日頃から居住環境も整えておく必要があります。

まとめ

グループホームの運営指導は、3年に1回以上行われます。指摘されやすいのは、研修、個別支援計画、人員配置、契約書類、金銭の5つの記録でした。どれも特別な内容ではなく、日ごろの記録の積み重ねで防げるものです。まずは、確認項目を印刷し、書類の保管場所を確認するところから始めてみてください。ほかの現場の声は、運営の現場からにもまとめています。

参考にした公的資料

• 厚生労働省「指定障害福祉サービス事業者等に対する集団指導・運営指導マニュアル」
• 厚生労働省「確認項目及び確認文書」
• 厚生労働省「共同生活援助における運営や支援に関するガイドライン（第1版）」（令和8年2月）
• 岐阜県「指定障害福祉サービス事業所等 運営に係る注意点等について（新規開設事業者向け）」
• 大阪府「実地指導における主な指導事項について」

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