個別支援計画の原案から本案までの記録の残し方｜グループホームの運営指導対策

個別支援計画は、運営指導で必ずといってよいほど確認される書類です。私たちも、原案から本案に移る手順の記録が足りないという指摘を受けたことがあります。計画の内容そのものではなく、「どのような手順で作られたか」が問われた点が、大きな学びでした。

この記事では、グループホームの個別支援計画について、作成から見直しまでの流れ、運営指導で指摘されやすい点、現場で残している記録を、公的な資料にもとづいて解説します。書き方の事例は個別支援計画の事例集をご覧ください。

※本記事は2026年9月時点の公開資料と、筆者の運営経験をもとに作成しています。運用は自治体によって異なるため、最終的な確認は指定権者（自治体）にお願いします。

個別支援計画とは

個別支援計画は、経営者一人が細部まで目を通せる書類ではありません。だからといって現場に任せきりにしてしまうと、実際にどこまで作成・更新されているかを会社が把握できていない、という危険な状態に陥ります。忙しい現場ほど後回しにされやすく、気づいたときには相当数の未更新が積み上がっている、というのは珍しい話ではありません。

個別支援計画の役割

個別支援計画は、利用者一人ひとりの希望や状況に合わせて、どのような支援を、いつまでに、どのように行うかを定めた計画です。相談支援専門員が作る「サービス等利用計画」を踏まえて、共同生活援助事業所のサービス管理責任者が作成します。作成の手順は、指定基準の第58条で定められています。

運営指導で重視される理由

グループホームの支援は、個別支援計画にもとづいて行われます。そのため、計画がなければ、行った支援の根拠が示せません。また、手順のいずれかが欠けている場合は、個別支援計画未作成減算の対象になる場合があります。運営指導では、計画があるかどうかだけでなく、手順を踏んで作られているかが確認されます。

作成から見直しまでの流れ

厚生労働省の「共同生活援助における運営や支援に関するガイドライン」などをもとに、流れを整理すると、次のとおりです。

手順	やること	残しておく記録
1. アセスメント	心身の状況、生活歴、病歴、他のサービスの利用状況などを、面接で把握する	アセスメントの記録（面接した日、内容）
2. 原案の作成	利用者と家族の生活意向、総合的な支援方針、課題、目標と達成時期、留意事項を書く	原案（作成日が分かるもの）
3. 個別支援会議	利用者、家族、支援担当者で、原案について意見を聞く	会議の記録（日時、参加者、意見）
4. 説明と同意	計画を説明し、文書で利用者の同意を得る	署名と同意の日付
5. 交付	利用者と、計画相談を行う相談支援事業所に、計画を交付する	交付した日、送付の記録
6. 周知	支援に関わる職員に、計画の内容を伝える	周知した記録（会議の記録など）
7. モニタリング	支援の実施状況を把握し、少なくとも6か月に1回は、計画の見直しを検討する	面接した日、結果の記録

ガイドラインでは、アセスメントは入居時だけで終わらず、入居後も続けることが重要とされています。また、他の利用者の個別支援計画を流用することは認められないと明記されています。

各手順で気をつけること

アセスメント

アセスメントは、面接で、本人の心身の状況、生活歴、病歴、ほかのサービスの利用状況を把握する手順です。本人の話だけでなく、必要に応じて、家族や相談支援専門員からも情報を集めます。ガイドラインでは、入居後も、継続してアセスメントを行うことが重要とされています。入居の前だけで終わらせず、状況が変わったときに、記録を更新してください。

原案の作成

原案には、利用者と家族の生活意向、総合的な支援方針、生活全般の質を高めるための課題、目標と達成時期、支援を提供する上での留意事項を書きます。目標は、いつまでに、何を目指すかが分かる書き方にすると、モニタリングのときに、達成したかどうかを判断しやすくなります。

個別支援会議

会議には、利用者、家族、支援の担当者が参加し、原案について意見を聞きます。ガイドラインでは、利用者が希望する生活やサービスへの意向を確認することが求められています。記録には、日時、参加者、出た意見、修正した点を残します。参加できなかった人がいる場合は、その理由と、意見を聞いた方法も残しておくと、手順を踏んだことが分かります。

説明と同意

計画は、利用者と家族に、分かりやすく説明し、文書で同意を得ます。ガイドラインでは、文書による同意が計画の成立に必要とされています。署名と、同意を得た日付を、必ず記録します。

交付と周知

同意を得た計画は、利用者と、計画相談を行う相談支援事業所に交付します。あわせて、支援に関わる職員にも、内容を周知し、共通の認識を持つことが望ましいとされています。

モニタリング

モニタリングは、原則として、利用者との面接で行い、その結果を記録します。相談支援事業所にも、結果を共有します。少なくとも6か月に1回以上は、計画を見直す必要があるかを検討します。

「原案から本案まで」の記録が足りないと言われる理由

私たちが指摘を受けたのは、原案から本案に移る過程の記録でした。実際には、会議を開き、内容を修正して、利用者の同意を得ていても、それが記録として残っていないと、手順を踏んだことを示せません。

過程を示すために、次の内容を残しておくと安心です。

• 原案を作成した日
• 会議を開いた日時と、参加した人
• 会議で出た意見と、修正した点
• 本案を作成した日
• 利用者の同意を得た日（署名）
• 計画を交付した日

記録の書き方の例

次の表は、記録の書き方のイメージです（記載例であり、実際の様式ではありません）。

記録	足りない書き方	分かりやすい書き方
会議	「会議を実施」	「○月○日　個別支援会議　参加：本人、家族、サービス管理責任者、世話人　意見：○○　修正：目標の達成時期を○月に変更」
同意	署名のみ（日付なし）	署名と、同意を得た日付を記載する
モニタリング	「変わりなし」	「○月○日　面接の結果、目標○は達成。目標○は継続。次回の見直し：○月」
送付	記録なし	「○月○日　相談支援専門員へ計画を送付」とメモを残す

計画の目標の立て方

個別支援計画の目標は、利用者の希望を出発点にして、いつまでに、何を目指すかが分かる書き方にします。次の表は、書き方のイメージです（記載例であり、実際の様式ではありません）。

分かりにくい書き方	分かりやすい書き方
「生活の自立を目指す」	「1年後までに、週1回、自分で洗濯をできるようにする」
「健康に過ごす」	「3か月後までに、毎日の服薬を、声かけなしで行えるようにする」
「人と関わる」	「半年後までに、月1回、地域のイベントに参加する」

目標が具体的であれば、モニタリングのときに、達成できたかどうかを、面接で確認しやすくなります。

日々の支援の記録との関係

個別支援計画は、作って終わりではありません。ガイドラインでは、計画にもとづく日々の支援の実績を記録することが、求められています。日々の記録が、計画の目標に沿った内容になっているかを、モニタリングのときに確認してください。計画と、日々の記録に食い違いがあると、運営指導で指摘される原因になります。

共同生活援助の3つの類型と、計画の作成

ガイドラインでは、共同生活援助は、介護サービス包括型、日中サービス支援型、外部サービス利用型の3つの類型があると整理されています。類型によって、配置する職員や、支援の提供の仕方が異なりますが、個別支援計画の作成の手順は、どの類型でも、サービス管理責任者が担います。自分の事業所の類型に合わせて、計画の記録を整えてください。

指摘されやすい点

指摘されやすい状態	なぜ問題になるか
同意の日付が書かれていない	同意を得た時期が確認できず、手順を踏んだか判断できない
原案、会議、同意、交付の日付が前後している	手順が正しい順番で行われたか、疑われる
複数の利用者で、内容がほぼ同じ	個別の状況に合わせた計画か、確認される。他の利用者の計画の流用は認められない
モニタリングが実施されていない、または遅れている	少なくとも6か月に1回の見直しの検討が求められている
会議の記録がない	意見を聞いたことが示せない
交付・送付の記録がない	利用者と相談支援事業所に渡したことが示せない

自治体の資料では、手順のいずれかが欠けている場合は、個別支援計画未作成減算の対象になると説明されています。書類の不備は、報酬にも影響するため、注意が必要です。

私たちが残している記録

個別支援計画の管理をサービス管理責任者一人に任せきりにするのは、正直かなり危険な体制です。その職員が体調を崩したり、突然退職したりすれば、計画の作成も見直しも一気に止まってしまいます。日常的に進捗を確認する伴走者や、計画を一緒に担える職員を育てていなければ、いずれ必ずどこかで破綻します。

私たちは、個別支援計画を相談支援専門員に送ったことを、メモや付箋で残すようにしています。計画を送った日が、あとから分かるため、交付の手続きが抜けていないことを示せます。

あわせて、次の順番で日付が並んでいるかを、確認することをおすすめします。

1. アセスメントの日
2. 原案の作成日
3. 個別支援会議の日
4. 利用者の同意の日
5. 計画の交付・送付の日

個別支援計画の確認チェックリスト

• アセスメントの記録がある
• 原案の作成日が、記録に残っている
• 会議の記録（日時、参加者、意見）がある
• 原案から本案への修正点が分かる
• 利用者の同意の署名と日付がある
• 利用者と、相談支援事業所に、計画を渡した記録がある
• 職員に計画を周知した記録がある
• モニタリングが、6か月に1回以上、行われている
• モニタリングの結果が、面接した日とあわせて記録されている
• 他の利用者の計画を、そのまま使っていない

複数の棟を運営するときの工夫

棟が増えると、利用者ごとの計画の作成日や、モニタリングの期限を、すべて覚えておくことは難しくなります。おすすめは、一覧表で期限を管理する方法です。

利用者	計画の作成日	同意日	次のモニタリング期限	担当者
（例）A様	○月○日	○月○日	○月○日	サービス管理責任者
（例）B様	○月○日	○月○日	○月○日	サービス管理責任者

一覧表を作っておくと、期限が近い計画を、先に確認できます。また、3か月から6か月に1回の書類の見直しの中で、計画の作成日や同意日をまとめて確認できます。見直しの進め方は運営指導に備える書類の見直し｜3〜6か月に1回の全確認で解説しています。

運営指導当日に、個別支援計画をどう見せるか

厚生労働省のマニュアルでは、運営指導で、利用者3名程度の記録を確認することが想定されています。どの利用者が選ばれても対応できるように、全員分を、同じ状態にしておくことが大切です。

• 利用者ごとにファイルを作り、アセスメント、原案、会議の記録、同意、交付、モニタリングを、時系列で並べる
• 計画の作成日と、次のモニタリングの期限を、表紙に書いておく
• 電子で管理している場合は、画面ですぐに見せられるようにしておく
• サービス管理責任者が、手順を説明できるようにしておく

サービス管理責任者が交代するときは、利用者ごとの計画の進み具合が分かる一覧表を、引き継ぎの資料にしてください。期限の見落としを防げます。

アセスメントで確認しておきたい項目

共同生活援助ガイドラインでは、個別支援計画の原案には、利用者及びその家族の生活に対する意向、総合的な支援の方針、生活全般の質を向上させるための課題を盛り込むことが示されています。アセスメントの段階でこの3つを意識して情報を集めておくと、原案の作成がスムーズになります。

確認する項目	具体的な内容の例
生活に対する意向	利用者本人と家族が、今後の生活でどうありたいと考えているか
総合的な支援の方針	住居での生活全体を通じて、事業所としてどのように支援していくか
生活全般の質を向上させる課題	健康、対人関係、日中活動など、今の生活で改善したい点

アセスメントの内容は、原案の根拠になる部分です。ヒアリングした内容をその場で記録に残しておかないと、原案を作る段階で「なぜこの目標にしたのか」を説明しづらくなります。

個別支援会議は誰を集めて行うか

ガイドラインでは、個別支援会議は利用者とその家族、そして利用者へのサービス提供にあたる担当者を招集して行うとされています。担当者には、サービス管理責任者だけでなく、日々の支援にあたる世話人も含まれると考えられます。私たちは、計画の内容によっては相談支援専門員にも会議に同席してもらい、その場で気になる点を確認してもらうようにしています。

説明と同意は、必ず文書で残す

ガイドラインでは、利用者及びその家族に対して個別支援計画の原案の内容を説明し、文書により利用者の同意を得る必要があるとされています。口頭で「説明した」と記憶していても、同意を得たことを示す文書がなければ、運営指導では手順を踏んだと認めてもらえません。

成年後見制度を利用している利用者については、本人に加えて成年後見人への説明と同意も必要になります。契約時だけでなく、個別支援計画の同意についても同じ考え方が求められます。

他の利用者の計画を流用してはいけない理由

ガイドラインには、他の利用者の個別支援計画を流用することは認められないと明記されています。これは、計画が利用者一人ひとりの生活に対する意向や課題をもとに作られるべきものだからです。似たような支援内容になる利用者同士でも、目標の立て方や表現までコピーしてしまうと、原案作成の過程そのものが行われていないと見なされるおそれがあります。

私たちは、書式やチェック項目のフォーマットは共通のものを使いつつ、目標や支援内容の文章は必ず利用者ごとに書き起こすようにしています。

モニタリングは少なくとも6か月に1回

ガイドラインでは、少なくとも6か月に1回以上は個別支援計画を見直すべきかどうかの検討を行い、必要に応じて計画の変更を行うことが義務付けられています。「6か月ごとに計画を作り直す」のではなく、「6か月ごとに見直しが必要かどうかを検討する」という点がポイントです。見直しが不要だと判断した場合も、検討したこと自体を記録に残しておく必要があります。

タイミング	記録しておくこと
6か月ごとの検討	見直しの要否を検討した日付と、判断の理由
見直しが必要と判断した場合	新しい原案の作成から、会議・説明・同意までの一連の記録
見直しが不要と判断した場合	検討した日付と、変更しないと判断した理由

計画を作らないまま支援を続けるとどうなるか

「計画は作っているはずだ」という経営者の思い込みほど危険なものはありません。現場任せになって、会社が実態を知らないまま何か月も更新が止まっていた、というケースは決して珍しくなく、運営指導で発覚すれば厳しい指摘を免れません。

個別支援計画は、作成して終わりではなく、手順を踏んで作られていることそのものが確認の対象になります。計画が作成されないままサービス提供が続いた場合、報酬の減算につながる仕組み(個別支援計画未作成減算)があり、計画が未作成の月から、状態が解消するに至った月の前月までの間、対象となる利用者について所定の割合で報酬が減算されるとされています。具体的な減算の割合は報酬告示で定められており、年度によって見直されることがあるため、最新の情報は自治体や報酬告示で確認する必要があります。

金額の大小より、「計画が形だけになっていないか」を日頃から確認しておくことのほうが重要だと考えています。原案の作成、会議、説明と同意、交付、モニタリングという一連の手順のどこかが抜けていないかを、定期的に見直す機会を作るようにしています。

本人の意思をどう確認し、計画に反映するか

個別支援計画は、利用者本人の生活に対する意向を土台にして作られるものです。言葉での意思表示が難しい利用者の場合、面談の場だけで意向を確認しようとすると、うまく引き出せないことがあります。私たちは、日々の生活の中での様子や、好み・苦手なことのメモを積み重ねておき、それを面談の材料として使うようにしています。

• 普段の会話や行動から見えてきた好み・苦手なことをメモしておく
• 本人が答えやすいよう、選択肢を示したり、写真や絵を使ったりして確認する
• 一度で決めきらず、時間をおいて同じ質問をし、答えが変わらないかを確認する
• 本人の言葉をそのまま記録に残し、支援者の解釈だけで言い換えない

計画の内容が変わったとき、職員にどう共有するか

個別支援計画は、モニタリングのタイミングだけでなく、利用者の状態や生活環境が変わったときにも見直しが必要になることがあります。計画を変更しても、実際に支援にあたる職員全員に内容が伝わっていなければ、計画と支援の実態がずれてしまいます。

• 計画を変更した際は、変更点だけをまとめた短いメモを職員間で共有する
• 申し送りノートや朝礼など、日々の情報共有の仕組みに変更内容を必ず載せる
• 新しく入った職員には、個別支援計画とあわせて変更の経緯も伝える

個別支援計画に関わる書類の保管期間

個別支援計画そのものだけでなく、アセスメントの記録や会議録、同意書、モニタリングの記録も、契約書類などと同じように一定期間の保管が必要です。自治体の指導指針では、記録の保管期間を5年としているところが多く、私たちも個別支援計画に関わる一連の書類は、他の契約書類と同じ期間・同じ場所で保管するようにしています。

書類	保管の考え方
アセスメントの記録	原案作成の根拠として、原案・会議録とセットで保管
個別支援会議の会議録	出席者、話し合った内容、決定事項を記録して保管
説明・同意の記録	説明した日付と、同意を得た文書を保管
モニタリングの記録	見直しの要否を検討した日付・結果を保管

個別支援計画でよくある質問

Q. モニタリングは、何か月ごとに行いますか？

A. 厚生労働省のガイドラインでは、少なくとも6か月に1回以上、計画を見直すべきかの検討を行うとされています。なお、自治体の資料では、自立訓練や就労系のサービスは3か月ごとと説明されており、サービスによって異なります。

Q. 他の利用者の計画を参考にして作ってもよいですか？

A. 参考にすること自体を禁じているわけではありませんが、ガイドラインでは、他の利用者の計画を流用することは認められないとされています。利用者ごとの希望や状況に合わせて、作る必要があります。

Q. 計画は、誰に渡す必要がありますか？

A. ガイドラインでは、利用者と、計画相談支援を行う相談支援事業所に交付する必要があるとされています。あわせて、支援に関わる職員にも、内容を周知することが望ましいとされています。

Q. 同意は、口頭でもよいですか？

A. 文書による同意が求められています。署名と日付を、記録として残してください。

Q. 原案と本案は、同じ日に作ってもよいですか？

A. 手順が記録で追えることが大切です。同じ日に行う場合でも、会議の記録や同意の記録は、それぞれ分けて残してください。取り扱いは、自治体によって異なる場合があるため、事前に確認しておくと安心です。

Q. モニタリングの記録は、何を残せばよいですか？

A. 見直しを行った日付と、見直しが必要かどうかを検討した結果、そしてその理由を残しておくことをおすすめします。「変更なし」という結論であっても、検討したこと自体が記録として残っていないと、モニタリングをしていないと見られてしまいます。

Q. 個別支援会議に、家族が参加できない場合はどうすればよいですか？

A. 会議に参加できなかった場合でも、後日その内容を伝え、同意を得るやり取りを記録に残しておけば手順を踏んだことになります。会議への参加そのものよりも、内容が伝わり同意を得られた記録が残っているかどうかが重要です。

Q. 原案作成の段階で、本人の意向がうまくまとめられない場合はどうしますか？

A. 一度で完璧にまとめようとせず、分かっている範囲で原案を作り、個別支援会議の場で家族や関係者から補足してもらうという進め方でも問題ありません。大切なのは、分かっている情報と、まだ確認が必要な情報を区別して記録に残しておくことです。

Q. モニタリングで内容を変えないと判断した場合、計画書はそのままでよいですか？

A. 計画書自体を作り直す必要はありませんが、見直しの時期に「内容を変更しない」と判断したことと、その理由は別途記録に残しておく必要があります。計画書だけを見ても、モニタリングを実施したことは分からないためです。

まとめ

個別支援計画は、内容だけでなく、作成の過程を記録で示せるかが問われます。日付の順番、会議の記録、同意と送付の記録の3つを意識するだけで、指摘を減らせます。ほかの書類も含めた全体像はグループホームの運営指導で指摘されやすい書類と記録で、定期的な見直しの方法は運営指導に備える書類の見直し｜3〜6か月に1回の全確認で解説しています。

参考にした公的資料

• 厚生労働省「共同生活援助における運営や支援に関するガイドライン（第1版）」（令和8年2月）
• 岐阜県「指定障害福祉サービス事業所等 運営に係る注意点等について（新規開設事業者向け）」
• 大阪府「実地指導における主な指導事項について」
• 厚生労働省「確認項目及び確認文書」

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