利用契約書、重要事項説明書、個人情報の同意書は、運営指導で確認される基本の書類です。私たちも、これらの書類の管理に不備があるという指摘を受けたことがあります。利用者が増えるほど、書類の数は増え、更新の管理も難しくなります。
この記事では、3つの書類の役割と、契約から書類の保管までの流れ、指摘されやすい点、管理の工夫を、公的な資料にもとづいて解説します。
この記事でわかること
- 重要事項説明書は、利用の申込みのときに交付して説明する
- 個人情報を他の事業者に提供するときは、あらかじめ文書による同意が必要
- 指摘されやすいのは、書類の未更新、署名や日付の不備、書類同士の食い違い
- 一覧表と、定期的な見直しで、抜けを防げる
※本記事は2026年9月時点の公開資料と、筆者の運営経験をもとに作成しています。運用は自治体によって異なるため、最終的な確認は指定権者（自治体）にお願いします。
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- 契約書・重要事項説明書・同意書の役割
- 契約から書類の保管までの流れ
- 指摘されやすい点
- 障害の特性に配慮した説明
- 契約書類の保管と、電子化
- 職員の秘密保持も確認される
- 費用の徴収に関する説明
- 書類を管理する工夫
- 契約書類の確認チェックリスト
- 成年後見人がいる場合の契約の取り方
- ホームページや広報誌への掲載も、別途の同意が必要
- 食材料費の残額は、精算のルールを決めておく
- 入院や外泊が続いたときの費用の扱い
- 契約内容が変わったときは、再同意が必要になる
- 個人情報同意書は、誰の分まで必要か
- 契約書類の確認で、抜けが起きやすいポイント
- 家族が遠方にいる場合の書類のやり取り
- 契約書類は、誰が最終確認しているか
- 重要事項説明は、契約より先に行う
- 受給者証の記載内容と、契約内容を照合する
- 苦情受付窓口は、周知の記録も残しておく
- 契約書類は、災害時の持ち出しも想定しておく
- 家族への定期報告も、契約書類とあわせて確認される
- 契約時の確認は、誰が何を担当するかを決めておく
- 契約書類の様式も、定期的に見直す
- 契約書類についてよくある質問
- Q. 重要事項説明書は、いつ交付すればよいですか？
- Q. 契約の内容は、どこに報告しますか？
- Q. 個人情報の同意は、電子でもよいですか？
- Q. 家族の同意は、代表の1人だけでよいですか？
- Q. 書類は、何年保存すればよいですか？
- Q. 成年後見人がいる場合、本人の署名は不要ですか？
- Q. メディア掲載の同意は、契約時に一括で得ればよいですか？
- Q. 食材料費の残額は、必ず返金しなければいけませんか？
- Q. 入院中の家賃は、満額請求してよいですか？
- Q. 契約内容を変更した場合、契約書を作り直す必要がありますか？
- Q. 受給者証の内容と契約書の内容が違う場合、どうすればよいですか？
- Q. 苦情受付窓口は、重要事項説明書に書いてあれば周知したことになりますか？
- まとめ
- 参考にした公的資料
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契約書・重要事項説明書・同意書の役割
契約関連の書類は専門的な内容が多く、経営者一人や現場任せにしてしまうと、重大な不備に気づかないまま何年も運用してしまうことがあります。収益に直結しない業務だからこそ、放置されるリスクが高いということを、強く意識しておく必要があります。
| 書類 | 役割 | 主な記載・確認のポイント |
|---|---|---|
| 利用契約書 | 利用者と事業所の約束を定める | 事業者の名称と所在地、サービスの内容、利用者が支払う額、サービスの提供を始める日、苦情の受付窓口 |
| 重要事項説明書 | 契約の前に、事業所の内容を説明する | 運営規程の概要、従業者の勤務体制、事故が起きたときの対応、苦情の処理体制 |
| 個人情報の同意書 | 個人情報の利用と、外部への提供について、同意を得る | 利用の目的、他の事業者に情報を提供する場合の範囲、署名と日付 |
重要事項説明書の内容は、運営規程と食い違ってはいけません。運営規程を変更したときは、重要事項説明書も、あわせて確認する必要があります。
契約から書類の保管までの流れ
- 利用の申込みを受けたときに、重要事項を記した文書を交付し、説明する
- 説明は、利用者の障害の特性に配慮して行う（ふりがなを付けた版、大きな文字の版を用意するなど）
- 利用者本人が内容を確認する。本人の確認が難しい場合は、家族から確認を得る
- 契約を結ぶ
- 受給者証に、契約の内容を記載し、市町村に契約の内容を報告する（遅滞なく）
- 個人情報の同意書を受け取る
- 書類を、利用者ごとに保管し、内容が変わったときは、更新する
自治体の資料では、署名の代理人欄を、適切に設けることも、確認の項目として挙げられています。
指摘されやすい点
| 指摘されやすい状態 | 確認されること |
|---|---|
| 重要事項説明書が、運営規程と食い違っている、または、更新されていない | 運営規程、料金、職員の体制が変わったときに、書類も更新しているか |
| 署名や、同意の日付に、不備がある | 署名と日付が、すべての書類にそろっているか |
| 契約の内容を、市町村に報告していない | 受給者証への記載と、報告が行われているか |
| 個人情報の同意が、文書で得られていない | 他の事業者へ情報を提供する場合、あらかじめ文書による同意があるか |
| 書類の間で、内容が食い違っている | 契約書、重要事項説明書、運営規程の内容が、そろっているか |
現場メモ：書類の管理
運営指導では、契約書、重要事項説明書、個人情報の同意書の管理に不備があるという指摘を受けました。利用者が増えると、一人ひとりの書類が、そろっているかを確認する手間も、増えていきます。
障害の特性に配慮した説明
重要事項説明書の説明は、利用者の障害の特性に応じて、懇切丁寧に行うことが求められています。自治体の資料では、ふりがなを付けた版や、大きな文字の版を用意することが、配慮の例として挙げられています。説明をしたときは、いつ、誰が、どのように説明し、本人がどのように確認したかを、記録に残しておくと、あとから示せます。
本人が内容を確認することが難しい場合は、家族から確認を得ます。署名の代理人欄を設ける場合は、誰が、どのような立場で署名したかが分かるようにしてください。
契約書類の保管と、電子化
書類は、紙で保管する方法のほかに、電子で保管する方法もあります。自治体の資料では、パソコンで作成して保存する方法、磁気ディスクなどで保存する方法、紙をスキャナで読み込んで画像として保存する方法が、認められていると説明されています。
電子で保管する場合も、運営指導のときに、すぐに画面で見せられることが大切です。ファイルの名前は、利用者ごと、書類ごとに、探しやすいルールで統一しておくと、確認の時間を減らせます。
職員の秘密保持も確認される
個人情報の取り扱いは、利用者への同意だけではありません。指定基準では、職員は、業務上知り得た利用者や家族の秘密を漏らしてはならないとされ、退職したあとも同様とされています。自治体の資料では、この義務を、就業規則、雇用契約書、誓約書などに明記しておくことが、確認の項目とされています。
また、他の事業所に、利用者の情報を提供する場合は、あらかじめ文書による同意が必要です。同意は、電子メールなどの電磁的な方法でも認められるとされています。
費用の徴収に関する説明
家賃、光熱水費、食材料費、日用品費などの費用を、利用者から徴収する場合も、書類の管理と関わります。自治体の資料では、次の点が、確認の項目として挙げられています。
- 徴収する費用の種類と額を、運営規程に定めている
- 利用者に、書面で説明し、同意を得ている
- 徴収したときに、領収書を交付している
- 「共益費」「管理料」のような、内容がはっきりしない名目を使っていない
書類を管理する工夫
利用者ごとに、書類がそろっているか、更新が必要かを、一覧で確認できるようにすると、抜けを防げます。
| 利用者 | 契約書 | 重要事項説明書 | 個人情報の同意書 | 受給者証への記載・報告 | 最後に確認した日 |
|---|---|---|---|---|---|
| （例）A様 | ○ | ○ | ○ | ○ | ○月○日 |
| （例）B様 | ○ | 更新待ち | ○ | ○ | ○月○日 |
- 運営規程や料金が変わったときに、重要事項説明書も更新するルールを決める
- 署名と日付は、書類を受け取った時点で、その場で確認する
- 3か月から6か月に1回、全員分の書類を見直す（進め方は運営指導に備える書類の見直し｜3〜6か月に1回の全確認で解説しています）
- 書類を電子で保管している場合は、画面で確認できる状態にしておく
契約書類の確認チェックリスト
- 利用者全員分の、契約書、重要事項説明書、個人情報の同意書がそろっている
- 重要事項説明書が、現在の運営規程と一致している
- 署名と日付が、すべての書類にある
- 障害の特性に配慮して説明した記録がある
- 契約の内容を、受給者証に記載し、市町村に報告している
- 職員の秘密保持が、雇用契約書などに定められている
- 徴収する費用の種類と額が、運営規程に定められている
成年後見人がいる場合の契約の取り方
利用者に成年後見人や保佐人、補助人が付いている場合、契約の当事者や署名のあり方が変わります。後見人が付いている場合は、契約行為そのものを後見人が代理することになるため、契約書や重要事項説明書の署名欄にも、後見人の氏名と、本人との関係(成年後見人など)を明記しておく必要があります。
一方で、本人に判断能力がある部分については、できる限り本人の意思を確認し、説明にも同席してもらうようにしています。後見人が付いていることを理由に、本人への説明を省略してしまうと、意思決定支援の観点からも望ましくありません。
- 登記事項証明書などで、後見人・保佐人・補助人のどれにあたるか、代理権の範囲を確認する
- 契約書の署名欄に、本人ではなく代理人が署名する理由が分かるようにしておく
- 本人に説明できる内容は、後見人だけでなく本人にもあわせて説明する
ホームページや広報誌への掲載も、別途の同意が必要
行事の様子をホームページやパンフレット、SNSなどに掲載する場合、個人情報の第三者提供とは別に、写真や氏名の掲載についての同意を得ておく必要があります。個人情報同意書に含めている場合もありますが、掲載の可否や範囲(顔が分かる写真は不可、後ろ姿のみ可など)を、利用者や家族ごとに選べるようにしておくと、トラブルを避けやすくなります。
同意の範囲は、契約時点で決めたら終わりではありません。利用者や家族の意向が変わることもあるため、掲載の同意状況を一覧にして管理し、変更があったときにすぐ確認できるようにしています。
食材料費の残額は、精算のルールを決めておく
食材料費を毎月定額で徴収している場合、実際にかかった費用との間に差額が生じることがあります。差額が生じたときに、返金するのか、翌月以降に充当するのかを、あらかじめ運営規程や重要事項説明書に定めておくことが望ましいとされています。ルールを決めずに運用していると、差額の扱いが職員や時期によってばらつき、利用者や家族から不信感を持たれる原因になります。
現場メモ：残額の精算は、時期を決めて必ず行う
食材料費の実費と徴収額の差額は、決算のタイミングなど、時期を決めて必ず精算するようにしています。精算結果は書面で利用者・家族に示し、記録として残しています。
入院や外泊が続いたときの費用の扱い
利用者が入院や外泊で長期間ホームを利用しなかった場合、家賃や食材料費などをどう扱うかも、事前に取り決めておくべき事項です。国の基準では、居住に必要な費用について、利用実態に応じた配慮を行うことが求められる場面がありますが、具体的な日数や減額幅は一律に定められているわけではないため、各事業所が運営規程や重要事項説明書に、自分たちのルールとして明記しておく必要があります。
私たちは、一定日数以上の不在が続く場合の家賃・食材料費の扱いを重要事項説明書に明記し、契約時にあわせて説明するようにしています。ルールを決めていても、説明していなければ「聞いていない」というトラブルにつながるため、契約時の説明と記録が欠かせません。
契約内容が変わったときは、再同意が必要になる
利用者の状態の変化や、運営規程の改定などにより、契約内容や重要事項説明書の内容を変更することがあります。内容に変更が生じた場合は、変更点について改めて説明し、必要に応じて再度同意を得ておく必要があります。「口頭で伝えただけ」で済ませてしまうと、あとから変更の経緯を示せなくなります。
- 変更した箇所が分かるように、新旧対照の形で記録を残す
- 変更内容を説明した日付・相手・説明者を記録する
- 再同意が必要な変更かどうかを、事業所内であらかじめ整理しておく
個人情報同意書は、誰の分まで必要か
個人情報の同意書は、利用者本人の分だけで足りると考えがちですが、緊急連絡先として家族の氏名や連絡先を記載している場合、その家族の個人情報も取り扱っていることになります。誰の情報を、どの範囲で取得・利用するのかを整理し、必要な範囲で同意を得ておくことが望ましいとされています。
相談支援専門員や医療機関など、外部の関係者と情報をやり取りする場面が多い事業所ほど、同意の範囲が曖昧になりやすいため、契約時点で想定される情報連携の相手をできるだけ具体的に説明しておくようにしています。
「運営のお悩み」9棟運営の経営者に相談できます
人材が定着しない。収益が伸びない。実地指導が不安。
月額3万円・初期費用0円で、現場を知る経営者が伴走します。
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契約書類の確認で、抜けが起きやすいポイント
契約書類一式は揃っていても、細かい部分の抜けが指摘されることがあります。私たちが自己点検で特に注意しているのは、次のような点です。
- 契約日と、サービス提供開始日にずれがないか
- 重要事項説明書の内容(職員体制、料金など)が、直近の実態と合っているか
- 署名欄の代筆・代理署名について、理由が記録されているか
- 同意書の同意日が、契約日より前になっていないか
特に、重要事項説明書の内容を更新したのに、既存利用者への再説明が漏れているケースは起こりやすいため、更新のたびに対象者リストを作り、説明済みかどうかをチェックするようにしています。
家族が遠方にいる場合の書類のやり取り
家族が遠方に住んでいる場合、契約書類のやり取りを郵送で行うことがあります。郵送でのやり取りでは、説明の日と、家族が実際に書類を確認して署名した日にずれが生じやすいため、電話やオンライン面談などで説明を行った日と、返送された書類の到着日の両方を記録に残すようにしています。
オンラインでの説明を行った場合も、対面での説明と同様に、説明した内容・相手・日時を記録しておくことが必要です。
契約書類は、誰が最終確認しているか
最終確認の体制があっても、それが担当者一人の負担になっているなら、実質的には機能していないのと同じです。日常的に一緒に確認してくれる伴走者や、専属で書類管理を担える職員がいなければ、いずれ必ずどこかで見落としが起こります。
契約書類は、担当した職員任せにせず、管理者やサービス管理責任者が最終確認する体制にしておくことが大切です。私たちは、新規契約や重要事項説明書の改定があったときは、担当者が作成した書類を、必ず管理者が確認してから利用者・家族に提示するようにしています。ダブルチェックの体制があることは、運営指導でも書類の管理体制を説明する材料になります。
重要事項説明は、契約より先に行う
重要事項説明書は、契約を結ぶ「前」に説明し、利用者・家族が内容を理解したうえで契約に進む、という順序が基本です。同じ日にまとめて行うこと自体は問題ありませんが、書類上、重要事項説明の同意日と契約日が逆転していたり、同一の日付でも説明の記録がなかったりすると、順序どおりに進めたことを示せません。私たちは、重要事項説明書への同意日・契約書への署名日を、それぞれ別の欄で記録し、説明が先に行われたことが分かるようにしています。
受給者証の記載内容と、契約内容を照合する
契約を結ぶ際は、利用者の障害福祉サービス受給者証に記載された支給決定の内容(サービスの種類、支給量など)と、契約書に定める内容が食い違っていないかを確認する必要があります。受給者証の内容が更新されたときに、契約書側の確認が漏れると、実際の支給内容と契約内容がずれたまま運用してしまうことがあります。
- 契約時に、受給者証の写しを確認し、契約書の内容と突き合わせる
- 受給者証が更新されたタイミングで、契約内容に影響がないか再確認する
- 受給者証の写しは、個人情報として適切に保管する
苦情受付窓口は、周知の記録も残しておく
苦情受付窓口を重要事項説明書に記載しているだけでは、周知として十分と言えない場合があります。契約時に口頭でも説明し、事業所内に窓口の連絡先を掲示するなど、複数の方法で周知していることが分かるようにしておくと安心です。私たちは、重要事項説明書への記載に加えて、居室や共有スペースに苦情受付窓口を掲示し、契約時の説明記録にも「苦情受付窓口について説明済み」と一言添えるようにしています。
契約書類は、災害時の持ち出しも想定しておく
契約書類は個人情報の塊でもあるため、火災や水害などで原本が失われた場合の備えも必要です。重要な契約書類は、複製をとって別の場所に保管したり、スキャンしてデータでも残したりするなど、原本以外にも確認できる手段を用意しておくことをおすすめします。BCP(業務継続計画)の中で、重要書類の保管場所や、非常時の持ち出し方法についても触れておくと、書類管理と防災の両方の観点から説明しやすくなります。
家族への定期報告も、契約書類とあわせて確認される
契約書類そのものではありませんが、利用者の状況を家族にどのように報告しているかも、契約時に取り決めた内容(緊急時の連絡方法や、定期的な報告の有無など)がきちんと実行されているかを示す材料になります。契約時に「体調に変化があれば連絡する」と説明していても、実際の連絡記録が残っていなければ、約束どおりに運用されているかを確認できません。私たちは、家族への定期連絡や報告があった場合、簡単な記録を残すようにしています。
契約時の確認は、誰が何を担当するかを決めておく
契約書類は複数あるため、誰がどの部分を確認するかを役割分担しておかないと、確認漏れが起きやすくなります。私たちの事業所では、おおむね次のように役割を分けています。
| 担当 | 確認する内容 |
|---|---|
| 契約担当者 | 契約書・重要事項説明書の内容説明、署名の取得 |
| サービス管理責任者 | 個別支援計画との整合性、支援内容の説明 |
| 管理者 | 契約書類一式の最終確認、運営規程との整合性 |
役割を分けておくことで、一人の担当者だけがすべてを抱え込む状態を避けられ、確認の抜けにも気づきやすくなります。
契約書類の様式も、定期的に見直す
様式の見直しを現場任せにした結果、経営者が気づかないまま何年も古い様式が使われ続けていた、という話は珍しくありません。これは単なる書式の問題ではなく、契約内容そのものが実態と食い違っているリスクにもつながります。
契約書や重要事項説明書の様式(ひな形)は、一度作ったら長期間そのまま使い続けてしまいがちです。しかし、制度改正や運営規程の変更、自治体からの指摘事項があった場合は、様式そのものを見直す必要があります。私たちは、運営指導の結果や、日々の運用で気づいた分かりにくい表現を、様式の見直し時にまとめて反映するようにしています。
現場メモ：様式を変えたら、切り替えのタイミングを明確にする
様式を変更したときは、いつから新しい様式を使うのかを職員間で共有し、旧様式が混在して使われることがないようにしています。
契約書類についてよくある質問
Q. 重要事項説明書は、いつ交付すればよいですか？
A. 自治体の資料では、利用の申込みを受けたときに、文書を交付して説明するとされています。契約を結ぶ前に、説明を済ませておくことが大切です。
Q. 契約の内容は、どこに報告しますか？
A. 受給者証に契約の内容を記載し、市町村に契約の内容を、遅滞なく報告するとされています。
Q. 個人情報の同意は、電子でもよいですか？
A. 自治体の資料では、電子メールなどの電磁的な方法による同意も、認められると説明されています。取り扱いは、自治体にも確認してください。
Q. 家族の同意は、代表の1人だけでよいですか？
A. 自治体の資料では、家族の情報を扱う場合は、家族一人ひとりから同意を得ることが指摘の対象とされています。代表者の同意だけで済ませていないか、確認してください。
Q. 書類は、何年保存すればよいですか？
A. 自治体の資料では、サービスの提供に関する記録は、5年間の保存が必要と説明されています。契約に関する書類の保存期間は、自治体にも確認してください。
Q. 成年後見人がいる場合、本人の署名は不要ですか？
A. 契約行為そのものは後見人が代理しますが、本人に判断能力がある部分については、できる限り本人にも説明し、意向を確認することが望ましいとされています。署名欄には、代理人が署名した理由が分かるようにしておきます。
Q. メディア掲載の同意は、契約時に一括で得ればよいですか？
A. 契約時にまとめて同意を得ること自体は可能ですが、掲載の可否や範囲についての意向は変わることがあります。同意状況を一覧で管理し、変更の申し出があればすぐに反映できるようにしておくと安心です。
Q. 食材料費の残額は、必ず返金しなければいけませんか？
A. 返金するか、翌月以降に充当するかは、事業所ごとに運営規程や重要事項説明書で定めるべき事項です。どちらの方法を取るにしても、ルールを事前に説明し、精算結果を書面で示すことが大切です。
Q. 入院中の家賃は、満額請求してよいですか？
A. 入院や外泊が続いた場合の費用の扱いは、事業所ごとに取り決めて重要事項説明書に明記しておく必要があります。取り決めがないまま請求方法を変えると、あとからトラブルになりやすいため、契約時に説明しておくことが重要です。
Q. 契約内容を変更した場合、契約書を作り直す必要がありますか？
A. 変更の内容によります。軽微な変更であれば覚書等で対応できる場合もありますが、いずれの場合も、変更点を説明し、必要に応じて再同意を得た記録を残しておく必要があります。
Q. 受給者証の内容と契約書の内容が違う場合、どうすればよいですか？
A. すぐに内容を確認し、契約書や重要事項説明書を修正したうえで、変更点を利用者・家族に説明し、必要に応じて再同意を得てください。ずれに気づいた経緯や対応も、記録として残しておくと安心です。
Q. 苦情受付窓口は、重要事項説明書に書いてあれば周知したことになりますか？
A. 記載だけでは不十分とされる場合があります。契約時に口頭でも説明し、事業所内への掲示など複数の方法で周知していることが分かるようにしておくことをおすすめします。
まとめ
契約書類は、一度そろえて終わりではなく、変更があるたびに更新が必要です。利用者ごとの一覧表と、定期的な見直しで、抜けを防げます。ほかの書類の注意点はグループホームの運営指導で指摘されやすい書類と記録をご覧ください。
「運営のお悩み」9棟運営の経営者に相談できます
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参考にした公的資料
- 厚生労働省「共同生活援助における運営や支援に関するガイドライン（第1版）」（令和8年2月）
- 岐阜県「指定障害福祉サービス事業所等 運営に係る注意点等について（新規開設事業者向け）」
- 大阪府「実地指導における主な指導事項について」
- 厚生労働省「確認項目及び確認文書」
関連記事
自社でグループホームを複数運営しながら、外部の事業者の運営支援を行っています。現場で受けた運営指導の経験をもとに書いています。ほかの現場の声は、運営の現場からにもまとめています。
