欠席時対応加算の記録例と算定条件｜令和6年度の改定やNG例も解説

「急な欠席連絡が来たけれど、どんな内容を記録に残せばいいのかわからない」と悩んでいませんか？記録に不備があると、実地指導で指摘を受けるかもしれないと、不安に感じる方も多いはずです。

本記事では、欠席時対応加算の算定条件や記録例についてわかりやすく解説します。また、やってはいけないNGな書き方や、令和6年度の報酬改定で変わった最新のルールについてもまとめました。

この記事を読めば、監査に強い正しい記録がスムーズに書けるようになり、日々の業務の不安を解消できますので、ぜひご覧ください。

欠席時対応加算の算定条件

欠席時対応加算を正しく請求するためには、4つの基本条件をすべて満たす必要があります。どれかひとつでも欠けると、たとえ丁寧な対応をしても報酬は受け取れません。

また、基本条件を満たしているつもりでも、特定のNGルールに触れて算定できない場合があります。ここでは、実地指導で指摘されないための正しいルールと、間違いやすい除外ケースについて解説します。

参考：厚生労働省『児童福祉法に基づく指定通所支援及び基準該当通所支援に要する費用の額の算定に関する基準』

利用中止の理由が「やむを得ない事情」であること

まず、欠席の理由が急病や災害など、ご本人やご家族にとって避けられない事情であることが前提となります。単なる遊びや、事業所側の都合による中止は認められません。

記録に残す際は「私用」といった曖昧な表現ではなく、具体的な理由を記しましょう。急病等の正当な理由があるにもかかわらず「私用」と書いてしまうと、監査で単なる休みと誤解される恐れがあります。

あくまで事実に基づき「ご家庭の事情（法事など）」や「本人の発熱」など、急な変更が必要だった背景を正確に記録しましょう。

利用予定日の前々日から当日の間に連絡があること

欠席の連絡は、利用予定日の前々日から当日までの間に受ける必要があります。これより前に連絡があった場合は、早期に予定を調整できたとみなされ、急な対応を評価するこの加算の対象外になります。

この「前々日」の数え方は、自治体によって「営業日」で換算されるケースが一般的です。たとえば、月曜日の利用予定に対し前の金曜日に連絡があった場合、カレンダー上は3日前でも営業日では前日扱いとなり、算定できる可能性があります。

カレンダーの日付だけで判断せず、自社の営業日や自治体のルールを確認して、請求漏れがないようにしましょう。

相談援助を実施して記録に残すこと

欠席連絡を受けた際は、必ず相談援助を行い、その内容を記録に残すことが義務付けられています。単に欠席を了承するだけでは不十分であり、次回利用の調整や家庭での過ごし方への助言が必要です。

このとき、次回の利用日が決まらない場合でも、その事実を正確に残すことがポイントです。「次回利用日は未定のため、〇日に再度連絡する」といった記述があれば、調整をした証拠として認められます。

無理に架空の日付を書くようなことはせず、ありのままの対応状況を詳細に記録して保存しましょう。

算定回数は月4回（重心等は8回）を上限とすること

この加算は、原則として利用者1人につき月4回までという上限があります。無制限に算定できるものではなく、あくまで突発的な欠席への対応を評価するものだからです。

ただし、重症心身障がい児を対象とする事業所などで要件を満たす場合は、月8回まで緩和されます。上限を超えた分は、いくら丁寧に対応しても請求できないため、事業所内で回数を正確に管理する仕組みを整えましょう。

月をまたいでの繰り越しはできないため、毎月リセットされる点も忘れないようにしてください。

注意点：間違いやすい算定不可のケース

4つの基本条件を理解していても、うっかり算定してしまいがちなNGパターンが存在します。これらは監査での返還対象になりやすいため、注意が必要です。

具体的には、以下のようなケースは算定対象外となります。

• 同日に他事業所を利用している場合
• 1回の連絡で複数日分を算定する場合
• 来所後に早退してしまった場合

特に、まとめて休みの連絡があった場合、算定できるのは相談援助をした1日分のみです。相談援助の実績がない日の分まで、自動的に請求することはできないため注意しましょう。

また、来所後の早退はこの加算の対象外ですが、サービス提供時間に応じた基本報酬は算定できます。

実地指導で記録が重要視される理由

実地指導において、欠席時対応加算の記録が厳しくチェックされるのには明確な理由があります。それは、この加算が「欠席」そのものではなく、そこに対して行った「相談援助」への報酬だからです。

形に残らない電話対応などのサービスを証明するには、ケース記録と実績記録票の整合性が求められます。監査で指摘されないためにも、なぜ記録が必要なのか、その本質を理解しておきましょう。

サービス提供の事実を客観的に証明するため

記録が必要な最大の理由は、目に見えないサービス提供の事実を、第三者に客観的に証明するためです。

欠席時対応加算は、単に休みになったことへの補填ではありません。電話等で状況確認や助言をする「相談援助」という業務に対して支払われる報酬です。

しかし、電話でのやり取りは形に残らないため、詳細な記録がなければ、行政担当者が実際に対応したかを確認できません。そのため、日々のケース記録だけでなく「サービス提供実績記録票」にも欠席の旨を記載し、保護者の確認印をもらう必要があります。

これらが揃っていないと、証拠不十分として報酬の返還を求められるリスクがあるため注意しましょう。

加算要件の適合性を判断する根拠となるため

記録は、厳しい算定要件をクリアしているか判断する、重要な根拠資料です。

この加算には「連絡のタイミング」や「欠席理由」など、守るべきルールが細かく決まっています。実地指導では、主に「前々日から当日までの連絡か」「急病等のやむを得ない事情か」といった点が厳しく確認されます。

特に注意が必要なのが、相談援助の結果として決まった「次回利用予定日」の記録です。単に「調整した」だけでなく、具体的な日付が残っていない場合、要件を満たしていないと判断される可能性があります。

要件に適合していることが記録から読み取れるよう、詳細に記載しましょう。

状況別の欠席時対応加算の記録例

欠席時対応加算を算定するためには、相談援助の内容を記した「ケース記録」に加え「サービス提供実績記録票」への記載と承認（印鑑またはシステム上の電子承認）が必須です。

ここでは、実地指導での指摘リスクを避けるための具体的な記録例を紹介します。自治体により「連絡期限の営業日換算」等のルールが異なるため、以下の例を参考に自事業所の規定に合わせて調整してください。

体調不良で電話連絡を受けたケース

もっとも頻度の高い、急な発熱などで電話連絡があった場合の記録例です。

ここでは「いつ連絡を受けたか」がポイントです。自治体によっては土日を除く「営業日換算」で期限を判定する場合があるため、必ず自社のルールを確認して日時を記録してください。

欠席時対応加算相談援助記録

1.基本情報

• 利用予定日：令和〇年3月20日
• 連絡受信日時：令和〇年3月19日9時15分
• 連絡者（続柄）：〇〇〇〇様（母）
• 連絡手段：電話
• 対応職員名：山田花子

2.欠席理由と状況

• 理由：発熱と咳の症状
• 本人の状況：昨夜から38.2度の発熱があり、今朝も下がらないため自宅静養中。

3.相談援助の内容

• 実施した支援：現在の水分摂取状況を確認し、脱水症状に気をつけるよう助言しました。また、症状が悪化するようであれば医療機関を受診するよう勧めました。本日の欠席による活動の遅れは生じない旨を伝え、安心して静養するよう本人への伝言を依頼しました。

4.次回利用予定

• 次回利用日：令和〇年3月22日（当日朝の解熱状況を見て、体調が優れなければ再度連絡をもらうこととした）

家庭事情でメール連絡を受けたケース

近年増えている、メールやアプリで連絡が来た場合の記録例です。

メールの返信だけでは「状況確認」等の要件を満たさない可能性があるほか、お子様が自宅で一人の場合は安全配慮が必要です。可能な限り電話確認を併用した記録を残しましょう。

欠席時対応加算相談援助記録

1.基本情報

• 利用予定日：令和〇年10月16日
• 連絡受信日時：令和〇年10月15日22時30分（電話対応日時：令和〇年10月16日9時00分）
• 連絡者（続柄）：〇〇〇〇様（母）
• 連絡手段：メール受信後に電話確認
• 対応職員名：佐藤次郎

2.欠席理由と状況

• 理由：祖母の急な入院付き添いのため
• 本人の状況：本人の体調に問題はないが、保護者不在のため自宅待機。

3.相談援助の内容

• 実施した支援：メール確認後、電話にて詳細を聴取。保護者不在時の過ごし方について本人と話し、安全な室内での活動を促すとともに、緊急時の連絡方法を再確認しました。保護者に対しても、帰宅後に本人の様子を知らせていただくよう依頼しています。

4.次回利用予定

• 次回利用日：令和〇年10月18日（予定どおり利用することを確認済）

急病以外（家庭の事情など）で欠席したケース

本人の病気以外で、急な家庭の事情や親族の不幸などで欠席する場合の記録例です。

「遊び」や「単なる私用」は加算対象外です。以下の例は、親族の不幸など「やむを得ない事情」がある場合にのみ使用してください。

欠席時対応加算相談援助記録

1.基本情報

• 利用予定日：令和〇年〇月〇日
• 連絡受信日時：令和〇年〇月〇日8時30分
• 連絡者（続柄）：〇〇〇〇様（父）
• 連絡手段：電話
• 対応職員名：鈴木一郎

2.欠席理由と状況

• 理由：親族のご不幸（急な家庭の事情）により遠方へ出向くため
• 本人の状況：本人は通所を希望していたが、ご家族の移動に同行せざるを得ない状況。

3.相談援助の内容

• 実施した支援：急な予定変更で本人が不安にならないよう、移動中も可能な限り普段どおりの生活リズムを意識していただくよう助言しました。また、次回の利用については、本人の疲れ具合を見ながら無理のない範囲で活動に参加できるよう配慮することを伝えました。

4.次回利用予定

• 次回利用日：令和〇年〇月〇日（帰宅予定に遅れが出る場合は、早めに連絡をもらうよう依頼）

令和6年度の報酬改定による変更点

令和6年度の報酬改定では、欠席時対応加算や早退時の扱いに大きな変更がありました。古い情報のままだと、請求ミスや監査での指摘につながるため注意が必要です。

ここでは、管理者として必ず知っておくべき「加算（II）の廃止」と「早退時の新しいルール」について解説します。

欠席時対応加算（II）の廃止と早退時の報酬算定ルール

今回の改定で最も大きな変更点は、これまで短時間利用の際に算定していた「欠席時対応加算（II）」が廃止されたことです。

以前は、利用時間が30分以下の場合にこの加算を算定していましたが、令和6年度からは時間区分の見直しに伴い、短時間利用でも要件を満たせば「基本報酬」を算定できる仕組みになりました。

ただし、わずかな滞在時間で1日分の報酬を請求することは、実地指導で「支援の実態がない」と厳しく指摘されるリスクがあります。

安易に請求せず、短時間でも濃密な支援が行われたことを記録に残し、整合性を保つことが不可欠です。

継続する欠席時対応加算（旧・I）の算定ルール

加算（II）の廃止に伴い、従来の「欠席時対応加算（Ⅰ）」が、単に「欠席時対応加算」という名称で継続されます。こちらは「来所する前にキャンセルになった場合」に算定するものです。

基本的なルールに変更はありませんが、改めて以下のポイントを確認しておきましょう。

• 対象：急病等のやむを得ない事情による欠席
• 期限：利用予定日の前々日から当日までの連絡
• 義務：相談援助を行い、その内容を記録すること

特に「前々日」の解釈については、自治体によって「カレンダーどおり」か「土日を除く営業日換算」かが異なります。必ず管轄のルールを確認し、算定漏れや過誤がないようにしましょう。

来所後の早退・短時間利用における実務対応

利用者が来所後に体調不良等で早退した場合、原則として「欠席時対応加算」ではなく「基本報酬」を算定します。この際、利用者都合の急変であれば、個別支援計画上の標準時間を算定可能です。

ただし、延長支援の時間帯に来所し、本体サービス開始前に帰宅した場合など、実質的なサービス提供がなされていないケースでは、欠席時対応加算の対象となる可能性があります。

「来所＝絶対に基本報酬」と決めつけず、判断に迷う特殊なケースは必ず指定権者に確認しましょう。また、いずれの場合も詳細な記録を残すことが自分の身を守ります。

監査で指摘されるNG記録例と修正ポイント

監査や実地指導では、単に記録が存在するだけでなく、その「質」が厳しく問われます。内容が不十分だと、せっかく対応しても「相談援助の実態がない」とみなされ、報酬が認められないことがあるため注意が必要です。

ここでは、実際によくある「ダメな記録（NG例）」と、監査に通る内容にするための修正ポイントを紹介します。欠席時対応加算の記録例として、どこが指摘されるのか具体的な改善点を確認しましょう。

事務的な連絡のみで終わっている記録

監査で最も指摘を受けやすいのは、以下のように欠席の事実を確認しただけで終わっている記録です。

【NG記録例】〇月〇日9:00母より電話あり。本人は発熱のため本日は休むとのこと。了解したと伝え、お大事にと返答した。（対応：佐藤）

これでは「事務連絡」にすぎず、加算要件である「相談援助」をした証明になりません。監査では「具体的な支援内容がない」として返還を求められるリスクがあります。

修正する際は、以下の要素を盛り込んで「支援の記録」に変えましょう。

• 具体的な症状（体温など）の聴取内容
• 水分摂取の促しや受診勧奨などの具体的な生活助言
• 次回利用日の調整結果

なお、看護師以外の職員が「医学的な指示」と取られる表現を書くのはリスクがあるため「水分を摂るよう促した」等の支援的な表現にとどめます。

【OK記録例】〇月〇日9:00母より電話。38.5度の発熱あり欠席。水分は取れているが食欲なし。こまめな水分摂取を促し、午後も下がらなければ受診するよう勧める。次回は〇月〇日に利用することで調整済。（対応：佐藤花子）

時間や対応者の記載が漏れている記録

加算の要件である「連絡期限（前々日～当日）」や「責任の所在」を証明する情報が抜けている記録も、監査での指摘対象になります。

【NG記録例】〇月〇日メールにて欠席連絡あり。家庭の事情とのこと。返信済み。（対応者記載なし）

時間が書かれていないと期限内の連絡だったかを証明できません。また「家庭の事情」だけでは要件である「急病等」に該当するか判断できず、メール返信のみでは「相談援助」として認められない可能性があります。

修正する際は、以下の点に注意してください。

• 連絡を受けた「時刻」を分単位で記録する
• 理由は「祖母の急な入院」など、緊急性がわかる具体的内容にする
• メール受信後に「電話」で詳細確認と相談援助を実施する
• 自治体のルール（営業日換算か暦日か）を確認して期限判定する

【OK記録例】〇月〇日8:45母よりメール受信（祖母の急な入院の付き添い）。9:00電話にて詳細確認と次回調整を実施。保護者不在時の過ごし方について本人と約束した。（対応：山田太郎）

記録業務を効率化する運用ルール

欠席時対応加算の算定において、記録は請求の根拠となる業務です。しかし、忙しい現場で毎回ゼロから文章を考えるのは大きな負担になります。

ここでは、実地指導での返還リスクを回避しつつ、正確性を保ちながら業務をスムーズに進めるための効率化ルールを解説します。

テンプレート活用による標準化

記録の質を保つにはテンプレート（雛形）の導入が有効ですが、画一的なコピペ記録は厳禁です。監査では個別の状況に応じた支援かを見られるため、定型句だけでなく具体的数値や会話内容の追記が求められます。

運用時は、日時や連絡手段などの形式的な項目は「選択式」にして入力ミスを防ぎます。その上で、相談援助の内容は「定型フレーズ」をベースにしつつ、必ずその子特有の状況を書き足すルールにしましょう。

雛形をあくまで補助として使い、個別のエピソードを加えることで、監査に耐えうる記録になります。

スタッフ間での情報共有フロー

連絡を受けた職員から担当者への連携ミスを防ぐため、以下の確認フローをルール化しましょう。期限や理由の判定ミスは、そのまま加算の取りこぼしや不正請求につながります。

• 期限（前々日～当日か）と理由（急病か）をチェックする
• 記録は当日中に完了し管理者がダブルチェックする
• 次回利用時に印鑑や電子署名をもらう

特に「2日前」の解釈は自治体により異なるため、必ず自社の基準を共有します。

また、確認印は物理的なハンコに限らず、システム上の電子承認も有効です。チーム全体でルールを統一し、請求漏れを防ぐ体制を作りましょう。

欠席時対応加算に関するよくある質問

制度が複雑なため、現場で判断に迷いやすいポイントをQ&A形式で解説します。特に「早退時の対応」や「回数超過」は、誤った解釈で運用すると監査での返還対象になりやすいため、正しいルールを確認しておきましょう。

本人や保護者以外からの連絡は対象になる？

原則として、対象になりません。

この加算は、保護者等との「相談援助」に対して支払われるものです。そのため、学校の先生や移動支援のヘルパーから「今日〇〇君休みます」と連絡があった場合、それだけでは算定要件を満たしません。

ただし、学校等からの連絡を受けた後、事業所から保護者へ改めて電話で病状を確認し、次回調整などの相談援助をした場合は算定可能です。

「第三者からの伝言」だけでは不可「保護者と直接やり取り」すれば可、と覚えておきましょう。

1回の連絡で複数日分を算定できる？

できません。1回の相談援助につき算定できるのは1日分のみです。

たとえば「インフルエンザで今週いっぱい休みます」と月曜日に連絡があった場合、算定できるのは相談援助をした月曜日の1回分だけです。火曜日以降の分を、その1回の電話でまとめて請求することはできません。

なお、後日改めて相談援助をした場合はその都度算定が可能ですが、静養中の家庭に売上目的で連日電話をするような過剰な関わりは、実地指導で指摘されるリスクがあるため注意が必要です。

月4回の算定上限を超えた場合の扱いは？

上限を超えた分については、加算を算定できません。

原則として月4回（重症心身障がい児等は月8回）が限度です。5回目以降のキャンセル対応については、基本的に事業所の持ち出し（無償対応）となります。

上限を超えた分を利用者に「自費」で請求することは、重要事項説明書等の契約内容や自治体の規定で制限されている場合が多いため、安易な請求は避けましょう。

まとめ

欠席時対応加算を適正に算定するためには、単なる事務連絡ではなく、相談援助をした事実を詳細に記録する必要があります。実地指導では連絡日時や支援内容が厳しく確認されるため、正確な記録管理が求められます。

自事業所の記録テンプレートを見直し、日時や相談内容などの必須項目が網羅されているか確認することから始めてみてください。スタッフが迷わず記録できる仕組みを作り、返戻リスクを最小限に抑えましょう。

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